Kassensicherungsverordnung – KassenSichV 2020

Elektronische Aufzeichnungssysteme hinsichtlich des Kassengesetzes sind all jene Systeme, welche die aufzeichnungspflichtigen Geschäftsfälle elektronisch erfassen. Dazu zählen unter anderem:

• Registrier- und PC-Kassen
• Waagen mit Registrierkassenfunktion
• Taxameter
• Wegstreckenzähler

Das neue Gesetz schreibt elektronische Aufzeichnungssysteme nicht vor, sondern definiert die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme, wenn diese eingesetzt werden. Das bedeutet, dass offene Ladenkassen (also eine Barkasse ohne jegliche Technik) nach wie vor erlaubt sind. Offene Ladenkassen werden jedoch nicht von allen gesetzlichen Vorgaben ausgenommen.

Werden offene Ladenkassen eingesetzt, so muss täglich ein Kassenbericht geführt werden, welcher eine rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen ermöglicht.

„Der mit offenen Ladenkassen verbundene organisatorische Aufwand kann sehr hoch ausfallen. Daher empfehlen wir, bei Vorhandensein von offenen Ladenkassen den Ersatz dieser gegen elektronische Aufzeichnungssysteme zu prüfen. Der Einsatz moderner Kassensysteme hilft Ihnen dabei, erheblichen Aufwand in der Verwaltung einzusparen.“

Das Kassengesetz schreibt vor, dass alle Buchungen und die erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden müssen. Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind dabei täglich festzuhalten.

„Gesetzeskonforme Kassensysteme bilden die Einzelaufzeichnungspflicht ohne Mehraufwand für den Anwender ab. Wichtig bei der Anschaffung eines neuen Kassensystems ist, dass der Hersteller die Gesetzeskonformität bestätigt.“

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von unbekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Diese Ausnahme trifft nur dann zu, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Einsatz einer offenen Ladenkasse
  Das bedeutet, die Ausnahme gilt nicht für Geschäftsfälle, die mit elektronischen Aufzeichnungssystemen erfasst werden.
• Es werden ausschließlich Waren und keine Dienstleistungen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft.

Explizit vom Gesetz ausgenommen werden elektronische Buchhaltungsprogramme sowie Waren- und Dienstleistungsautomaten. Konkret bedeutet dies, dass für Vendingautomaten (Kaffee-, Getränke- oder Snackautomaten) keine technische Umrüstung erforderlich ist.

„Vendingautomaten (z. B.: Kaffee-, Getränke- oder Snackautomaten) sind nicht von den Pflichten des Kassengesetzes oder der Kassensicherungsverordnung betroffen. Vorhandene Bezahlsysteme können weiterverwendet werden.“

Das neue Kassengesetz betrifft alle elektronischen Aufzeichnungssysteme und trat mit 01.01.2020 in Kraft.

Für die Implementierung der Technischen Sicherheitseinrichtung wurde eine Nichtaufgriffsregelung bis zum 30.09.2020 beschlossen. Diese Frist wurde in beinahe allen Bundesländern bis zum 31.03.2021 verlängert. Voraussetzung ist jedoch, dass zum 30.09.2020 ein Nachweis über die Beauftragung vorgewiesen werden kann.

Da die technischen Anforderungen mit Inkrafttreten des Gesetzes Ende 2017 noch nicht konkret definiert waren, räumt das Kassengesetz eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 ein. Diese Frist gilt für diejenigen Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft worden sind und bauartbedingt nicht aufgerüstet werden können.

Eine wesentliche Neuerung ist die Belegausgabepflicht. Für jeden Geschäftsfall muss ein Beleg ausgestellt und dem Kunden übergeben werden. Der Beleg kann dabei in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Der Beleg muss dabei in beiden Fällen in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang erstellt und übergeben werden.

Nachfolgende Informationen müssen auf einem Beleg mindestens vorhanden sein:

• Name und Anschrift des Unternehmers
• Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
• Zeitpunkt des Vorgangsendes
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände
• Transaktionsnummer
• Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Aus Zumutbarkeitsgründen nach § 148 können die Finanzbehörden von der Belegausgabepflicht befreien.

„Trotz der Belegausgabepflicht, ist in Deutschland keine Belegannahmepflicht, wie diese beispielsweise in Österreich existiert, vorgesehen.“

Beim Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems muss der Unternehmer innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme die Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme beim Finanzamt melden.

Die Meldung an das zuständige Finanzamt erfolgt mittels Vordruckes und muss mindestens nachfolgende Informationen beinhalten:

• Name und Steuernummer des Unternehmers
• Art der zertifizierten Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung
• Datum der Außerbetriebnahme

Die Kassennachschau ist im neuen Kassengesetz geregelt und war bereits vor der vollumfänglichen Wirkung des Gesetzes mit 01.01.2018 anwendbar.

Die Kassennachschau dient vor allem dazu, dass die ordnungsgemäße Aufzeichnung von Buchungen, Kasseneingängen und Kassenausgängen überprüft werden kann. In der Anwendung ist die Kassennachschau effizient und bietet dem Gesetzgeber die Möglichkeit, während der üblichen Geschäftszeit, ohne Anmeldung und mit nur geringem, bürokratischen Aufwand Kontrollen durchzuführen. Die Prüfung darf von jedem damit betrauten Amtsträger der Finanzverwaltung durchgeführt werden.

Überprüft wird vor allem der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems. Darüber hinaus müssen auf Verlangen sämtliche Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorgelegt sowie Auskünfte dazu erteilt werden. Gegebenenfalls muss eine Einsichtnahme in die digitalen Daten gewährt werden.

Zukünftig wird bei der Kassennachschau auch der ordnungsgemäße Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung überprüft sowie die Daten in Form der einheitlichen digitalen Schnittstelle abgefragt.

Sollten bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten entdeckt werden, so kann der Finanzbeamte direkt zu einer Außenprüfung übergehen.

Zusätzlich zu den bereits bestehenden Tatbeständen der Steuergefährdungsvorschrift nach § 379 AO wurden nachfolgende Pflichtverletzungen erweitert, wenn dadurch Steuern verkürzt oder Steuervorteile erzielt werden:

• Nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtiges Aufzeichnen oder Verbuchen von nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle
• Nicht oder nicht richtiges Verwenden eines vorgeschriebenen, elektronischen und zertifizierten Aufzeichnungssystems
• Nicht oder nicht richtiges Schützen eines elektronischen Aufzeichnungssystems
• Geschäftsmäßige Bewerbung und In-Verkehr-Bringen von elektronischen Aufzeichnungssystemen, die den
  gesetzlichen Vorgaben nicht entsprechen
• Ausstellen von Belegen, welche in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind (bereits bestehende Ordnungswidrigkeit)

Je nach Art und Schwere des Vergehens werden Bußgelder von bis zu 25.000 EUR fällig.