Registrierkassenpflicht 2016 in Österreich

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(Stand 06.09.2015)

Ab 2016 wird Umsatzsteuerbetrug durch fehlende Registrierkassen weitgehend verhindert werden. Mehr als 900 Millionen Euro soll die Einführung des neuen Gesetzes in der Staatskasse ausmachen. Wir haben bereits vorab die Details für Sie ermittelt.

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Was ist eine Registrierkasse?

Als Registrierkasse wird eine Kasse bezeichnet, welche die Verkaufsdaten von Waren oder Dienstleistungen erfasst und auswertbar abspeichert. Sie dient als Abrechnungsgerät von Bargeldumsätzen und zur Erstellung von Belegen. Leistungsfähige Registrierkassen werden oft auch als „Kassensystem“ oder „POS-System“ („Point of Sale“) bezeichnet, dazu zählen auch moderne PC-Kassensysteme.

Allgemeine Regelungen und Umsatzgrenzen

Derzeit beträgt die Umsatzgrenze für eine verpflichtende Registrierkasse 150.000 Euro im Jahr. Diese Grenze wird ab 2016 auf 15.000 Euro Jahresumsatz gesenkt. Unternehmen mit weniger als 15.000 Euro Jahresumsatz benötigen voraussichtlich nach wie vor keine Registrierkasse.

Ausnahmen von dieser Regelung wird es für Geschäfte an öffentlichen Orten geben, z.B.: Christbaumverkäufe, Fiaker, etc. Solche Umsätze sind bis 30.000 Euro pro Jahr von der Registrierkassenpflicht ausgenommen. Diese Ausnahme wird als „Kalte-Hände-Regelung“ bezeichnet.

Die Registrierkassensicherheitsverordnung tritt in 2 Stufen in Kraft:

Ab 01.01.2016 gilt sowohl die Registrierkassenpflicht als auch die Belegerteilungspflicht
Ab 01.01.2017 tritt zusätzlich die verpflichtende Verwendung von elektronischen Sicherheitssystemen in Kraft.

Schätzungen des Finanzministeriums ergeben, dass ca. 140.000 Kassen von der Umstellung betroffen sein werden.

Belegpflicht

Unternehmen, welche in die Registrierkassenpflicht-Regelung fallen, müssen in Zukunft für jeden Geschäftsfall einen Beleg ausgeben, unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg annimmt oder ablehnt. Dies bedeutet auch, dass an jede Kasse ein Belegdrucker angeschlossen sein muss.

Elektronische Sicherungssysteme

Ab 01.01.2017 müssen alle Kassen über ein elektronisches Sicherungssystem verfügen. Die Sicherheitseinrichtung verkettet jeden Beleg einer Kasse und erstellt dafür eine eindeutige Signatur. Diese Signatur ist sowohl im Datenerfassungsprotokoll zu speichern, als auch am Beleg in Form eines maschinenlesbaren Codes (QR-Code) anzudrucken.

Durch die Verkettung und Signierung der Umsätze wird sichergestellt, dass Umsätze später nicht mehr manipuliert werden können.

Um die geforderte qualifizierte Signatur erstellen zu können, ist ein Hardwarezertifikat erforderlich, Softwarelösungen sind nicht zulässig. Jedes Zertifikat muss eine eindeutige Unternehmenskennung enthalten und ist vom Unternehmer auf Finanzonline vor Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung zu registrieren.

Die in der Registrierkasse erfassten Umsätze werden durch die Sicherheitseinrichtung laufend aufsummiert (Umsatzzähler). Am Monatsende ist sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln und in die Kasse einzubuchen. Dieser Prozess ist auch am Ende eines Kalenderjahres durchzuführen. Der dabei entstandene Jahresbeleg ist auszudrucken, zu prüfen und gemäß §132 BAO aufzubewahren.

Eine an die Kasse angeschlossene oder integrierte Sicherheitseinrichtung (gelb) verkettet alle Umsätze und signiert den Bon (blau) eindeutig.

Förderungen und Systemerweiterungen

Der Staat wird Neuanschaffungen von Registrierkassen voraussichtlich mit bis zu 200€ bezuschussen, wobei Anpassungen bestehender Systeme nicht gefördert werden.

Der Registrierkassenbetreiber muss für jede Sicherheitseinrichtung ein Zertifikat erwerben. Bestehende Systeme müssen mit einer Hardwareerweiterung aufgerüstet werden, um die Zertifikate in Form einer Smartcard oder eines HSM (Hardware Security Module) in das System zu integrieren.

Neben der Hardwareerweiterung muss auch die Software der Kassen angepasst werden um alle definierten Sicherheitsanforderungen (Verkettung der Umsätze, Erstellung einer Signatur, Andruck der Signatur am Beleg) zu erfüllen.

Mögliche Hardwarevarianten zur Anpassung bestehender Systeme:

Aufrüstvariante für internen Einbau über PCIe

Sonderregelung für Automaten

Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen werden, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden. Es besteht weder eine Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO noch eine Belegerteilungspflicht nach §132a BAO, wenn die Gegenleistung der Einzelumsätze 20 Euro nicht übersteigt.

Ausnahmen für geschlossene Systeme

Unternehmer, welche ein geschlossenes Gesamtsystem mit mindestens 30 Registrierkassen betreiben, können einen gerichtlich beeideten Sachverständigen beauftragen ein Gutachten zu erstellen. Wenn das begutachtete Gesamtsystem die Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung erfüllt, so wird ein Zertifikat erteilt, welches den Betrieb mit einer Softwaresicherheitseinrichtung erlaubt.

Um ein positives Gutachten zu erlangen, muss die geprüfte Software über die Anforderungen der manipulationssicheren Umsatzaufzeichnung hinaus auch gegen Manipulation des Programmcodes geschützt werden.

Hinweise

Das Inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung in 2 Stufen bedeutet, dass alle Unternehmen ab 2016 eine geeignete Kasse benötigen und 2017 nochmaliger Handlungsbedarf besteht. Für Kassenhersteller ist die Integration der 2. Stufe erst ab Juli 2016 möglich, da erst zu diesem Zeitpunkt alle technischen Einrichtungen des Bundesministeriums für Finanzen zur Verfügung stehen werden. Vor allem in der finalen Ausbaustufe entstehen größere Anpassungen der Software, sowohl für Einzel-, als auch für geschlossene Systeme. Bei Auswahl eines neuen Kassensystems vor 2017 sollte der Kunde darauf achten, dass der Hersteller eine möglichst einfache Erweiterung für die 2. Ausbaustufe garantiert.