Digitale Bewirtungsbelege

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Unsere mocca.loyalty App und mocca.loyalty Website haben ein Update erhalten, welches es ermöglicht, den gesamten Bewirtungsworkflow in Unternehmen zu digitalisieren. Dadurch wird die aufwändige, manuelle und gesetzlich vorgeschriebene Archivierung von Belegen wesentlich vereinfacht und Sie steigern die Effizienz im gesamten Betrieb.

Alle Mitarbeiter, denen die entsprechende Berechtigung zugewiesen wurde, können nun direkt über die Website oder App Bewirtungen anfordern. Über ein Formular geben sie sämtliche relevante Daten zur Bewirtung ein. Dazu gehören etwa Bewirtungsanlass, Gastgeber, Teilnehmer, Kostenstelle und Bewirtungszeitpunkt.

Der Anwender bzw. die Anwenderin erhält eine übersichtliche Darstellung aller künftigen Bewirtungsanfragen sowie deren Status angezeigt. Bis die Bewirtungsanforderung im Workflow akzeptiert wurde, ist es noch möglich, diese zu stornieren.

 

Digitale Freigabe von Bewirtungsanfragen auf der Website oder in der App

Für berechtige User steht in der mocca.loyalty Website und mocca.loyalty App natürlich das entsprechende Pendant mit dem Namen „Bewirtungsübersicht“ zur Verfügung. Dort kann jede Bewirtungsanforderung einzeln akzeptiert oder abgelehnt werden.

Einfache Verbuchung an mocca.touch

Die Verbuchung an der mocca.touch Kasse kann auf drei Arten erfolgen. Mit einer generierten, eindeutigen Kostenstellen-Nummer kann der Gastgeber am Tag der Konsumation zur Kasse gehen und dort die Speisen und Getränke der Eingeladenen verbuchen lassen. Die Kassenkraft kann die Event-Nummer über die Kasse suchen und auswählen sowie die entsprechenden Artikel verbuchen.

Alternativ kann die Bestätigung aus der mocca.loyalty Website ausgedruckt werden und zur Kasse mitgenommen werden. Die dritte Möglichkeit erfolgt wieder vollständig digitalisiert: An der Kasse kann der zur Buchung gehörende QR-Code, welcher in der mocca.loyalty App angezeigt wird, gescannt werden.

Digitale Bewirtungsbelege signieren

Zusätzlich ist es möglich, an der Kasse ein Unterschriften-Pad zu integrieren. Nach dem Verbuchen aller Artikel und der Bestätigung der Richtigkeit, kann der Gastgeber den Bewirtungsbeleg direkt am angeschlossenen Unterschriften-Pad signieren. Die Unterschrift wird damit sofort am Kassenbeleg angedruckt und elektronisch abgespeichert.

Durch diese innovative Integration von Bewirtungsworkflows ins Gesamtsystem wird der gesetzlich vorgeschriebene Bewirtungsbeleg von der Bewirtungsanforderung bis zum Beleg komplett digitalisiert. Der Beleg muss also nicht mehr ausgedruckt werden, sondern kann über das Reporting automatisiert an die entsprechenden Empfänger im Unternehmen weitergeleitet werden.

 

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