Aufwandsreduktion bis zu 90% durch automatische Rechnungslegung
Top 7 Vorteile
durch automatische Rechnungslegung
- Automatisierung von Buchung bis Rechnungsversand
- Zeitersparnis und Reduktion von Personalaufwand
- Minimierung von Fehlern und schnellere Zahlungseingänge
- Effizienzsteigerung durch automatische Rechnungslegung
- schneller, unkomplizierter & automatischer PDF-Versand
- Sicherheit durch Berechtigungskonzept für Rechnungseinsichten
- transparente Archive mit allen Rechnungen und Gutschriften
Rechnungen und Empfänger einfach und zentral verwalten
Legen Sie alle Rechnungseinstellungen einmalig fest, inklusive Rechnungsnummern, Gutschriftsnummern sowie Briefpapieren mit Logos und vordefinierten Texten. Verwalten Sie auch Ihre Rechnungsempfänger (Debitoren) bequem zentral und erfassen Sie alle relevanten Daten wie Firma, UID-Nummer, Adresse, Ansprechpartner, Kontaktdaten und Bankverbindung nur ein einziges Mal.
Rechnungsfreigabe leicht gemacht
Die Verwaltung der Rechnungsfreigaben ist optimiert dank eines zentralen Bereichs für alle ausstehenden Rechnungen. Die Sichtbarkeit einer Rechnung ist jeweils nur für Berechtigte gegeben und über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem exakt einstellbar. Bei Bedarf können die Platzhalter-Texte aus den Rechnungseinstellungen – wie Rechnungsdatum, Rechnungsperiode, Zahlungsfrist und Kommentare – an dieser Stelle noch angepasst werden.
Automatischer Versand als PDF
Mit einem Klick auf „Rechnung freigeben“ wird die Rechnung automatisch versandt. Der automatische Versand der Rechnung als PDF (auch mit Anlage der zugehörigen Berichte) erfolgt an die hinterlegten E-Mail-Adressen der definierten Empfänger, in der Management-Software mocca.admin angelegt werden. Dies gewährleistet maximale Effizienzsteigerung durch die Eliminierung manueller Schritte. Eine weitere Arbeitserleichterung: Die Rechnungsarchive bieten zu jeder Zeit eine umfassende Übersicht aller Rechnungen und Gutschriften.
Prozessautomatisierung mit mocca.invoice+
Zusammengefasst sorgt mocca.invoice+ für eine erhebliche Effizienzsteigerung durch die automatisierte Verrechnung aller unbaren Umsatzarten wie Lohn & Gehalt, Subventionen und Auftragsbuchungen. Flexible Rechnungslayouts ermöglichen eine individuelle Anpassung an Ihre Bedürfnisse, zudem ist die Sichtbarkeit von Rechnungen nur für Berechtigte gewährleistet.
Die einmalige Anlage einer Rechnungsvorlage vereinfacht den gesamten Prozess. Mit der initialen Definition von Empfänger, Intervall und weiteren Parametern wird der Aufwand weiter minimiert. Eine manuelle Qualitätskontrolle und nachträgliche Anpassung der Einstellungen sind durch ein intelligentes Workflow-System jederzeit möglich. Der E-Rechungskonforme Versand, inklusive der zugehörigen Berichte, sorgt für eine reibungslose Abwicklung. Durch die Automatisierung der Rechnungslegung werden der Personalaufwand und Fehler minimiert und schnellere Zahlungseingänge ermöglicht.
100% gesetzes- und finanzamtkonform
Das gesamte mocca® System erfüllt die Anforderungen aller Gesetze und Richtlinien in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Dazu zählen die §131 BAO (Bundesabgabenordnung), die RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung), die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung), die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) sowie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung).
Daten- und IT-Sicherheit nach ISO 27001
Zusätzlich zur Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Regelungen ist die mocca® Kassensoftware auch nach den aktuellsten Sicherheitsstandards gesichert. Neben Virenscans und Betriebssystem-Updates gewährleistet ventopay, dass der Zugriff auf sensible Daten in der Kassensoftware nur mit einer entsprechenden Berechtigung möglich ist. Die Revisionssicherheit des mocca® Systems wurde von der renommierten Tengelmann Auditing Services & Consulting GmbH bestätigt. Deren umfassende Prüfung ergab, dass das Kassen- und Bezahlsystem von ventopay revisionssicher ist und allen Sicherheitsrichtlinien entspricht. Zudem ist ventopay nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert, einem weltweit anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS).
Automatische Rechnungslegung passend für viele Branchen
Die automatische Rechnungslegung mocca.invoice+ ist die ideale Lösung für jede Anforderung, Einsatzumgebung und Branche:
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Kunden & Referenzen
ventopay betreut hunderte Kunden an 1.000 Standorten mit mehr als 10.000 Cashpoints im gesamten DACH-Raum. Zu den Kunden zählen unter anderem viele namhafte Konzerne. Rund 820.000 Transaktionen laufen täglich über Systeme von mocca®. In Summe ergeben sich daraus mehr als 300 Millionen Transaktionen pro Jahr.
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